○取手市戸籍事務電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則
平成13年10月30日
規則第42号
(目的)
第1条 この規則は，市民課，藤代総合窓口課，取手支所及び取手市役所取手駅前窓口における戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護に関し必要な事項を定めることにより，戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(基本原則)
第2条 戸籍情報システムの運用に当たっては，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定に基づき，個人に関する情報の保護に必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
(対象とするデータ)
第3条 この規則で対象とするデータの範囲は，戸籍情報システムの処理に係るデータであって，磁気ディスク，磁気テープ，光ディスクその他の媒体に記録されているもの(以下「戸籍データ」という。)並びに入力帳票及び出力帳票とする。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は，次の各号に掲げるものとする。
(1) 戸籍届書に基づいて処理する戸籍及び除籍の調製及び記録
(2) 受付帳の調製
(3) 記録事項証明書の発行
(4) 戸籍事務に関する統計事務
(5) 戸籍及び除籍の検索
(6) 戸籍の附票の調製
(保護管理者の設置)
第5条 戸籍情報システムに係る戸籍情報を適正に管理し，その保護に万全を期すため，市民課に戸籍情報システム保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は，市民課長をもってこれに充てる。
(戸籍情報システム及び戸籍データの管理)
第6条 保護管理者は，戸籍情報システム並びに戸籍データの適正な管理及び保護を図るため，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムに係る機器全体の状況及び戸籍データについて常に把握し，適正に管理すること。
(2) 戸籍情報システムに係る機器全体並びに戸籍データの異状の有無について，定期点検及び必要に応じた点検を行うこと。
(3) 戸籍情報システムに係る端末機器(以下「端末機器」という。)を，来庁者等が入力内容を読み取ることができない位置に配置すること。
(4) 不要となった戸籍データを，復元が不可能な方法により速やかに処分すること。
2 戸籍データは，法令に定めがあるものを除き，外部に提供してはならない。
(記録媒体及び出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は，磁気ディスク，磁気テープ，光ディスクその他の戸籍データが記録された媒体及び出力帳票の管理に関し，次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 耐火等の措置を講じた所定の保管庫に保管するとともに，戸籍担当職員が不在のときは，当該保管庫を施錠すること。
(2) 可能な限りにおいて常に最新の状況を保持するとともに，不要となった情報については，復元が不可能な方法により速やかに処分すること。
(3) 収受並びに保管の状況について，名称及び作成期日等を記載した管理台帳の作成その他の方法により適正に把握すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は，戸籍情報システムに係るプログラムの設計書，操作手引書，コード一覧表その他戸籍情報システムの取扱いに関し記録されている文書(以下「ドキュメント」という。)の管理について，前条各号に準じて，必要な措置を講じなければならない。
2 ドキュメントを複写し，又は外部に持ち出すときは，事前に保護管理者の承認を得なければならない。
(端末操作管理者の指定等)
第9条 保護管理者は，端末機器を適正に操作及び管理するため，戸籍担当職員の中から，戸籍情報システム端末操作管理者(以下「端末操作管理者」という。)を指定する。
2 保護管理者は，端末機器を操作する者(以下「端末操作者」という。)を指定するとともに，操作する範囲について，別に定めなければならない。
3 端末操作者は，戸籍情報システム及び当該システムに係る戸籍情報の管理に十分に留意しなければならない。
(パスワード)
第10条 保護管理者は，端末操作者を識別し，その処理する事務の範囲を限定するため，端末操作者ごとに個別のパスワードを設定し，当該パスワードを管理するための管理パスワードを設定しなければならない。
2 端末操作者は，自己のパスワードを秘密にするとともに，当該操作者のパスワードが外部に漏れることのないよう十分に留意しなければならない。
3 端末操作者は，自己のパスワードを用いて，他の者に戸籍情報システムを操作させてはならない。
4 保護管理者は，第1項の規定に基づき設定されたパスワードについて，定期的なパスワードの更新その他パスワードの機密の保持に関し，必要な措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置等)
第11条 保護管理者は，戸籍情報システムに係る機器に重大な障害その他の事故が発生した場合の対策を定めるとともに，その内容を戸籍事務に関係する職員に対し，周知しておかなければならない。
2 保護管理者は，次の各号に掲げる事項に該当したときは，直ちにその内容について市長に報告するとともに，関係機関への報告及び応急措置その他必要な措置を実施しなければならない。
(1) 戸籍情報システム並びに当該システムの運用に伴う情報について，回復不能な異状又は損害が発生したとき。
(2) 戸籍データ及び戸籍情報システムの運用に関する情報が，外部に漏れたとき。
3 市長は，前項の報告を受けたときは，直ちに事実関係を調査し，適切な措置を講じるとともに，原因を分析し，必要な再発防止の措置を図らなければならない。
(機器の使用制限)
第12条 端末操作管理者及び端末操作者以外の者が戸籍情報システムに係る機器を操作しようとするときは，保護管理者の許可を受けなければならない。
(研修の実施)
第13条 端末操作管理者は，戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての研修(以下「研修」という。)を，年1回以上実施しなければならない。
2 端末操作管理者は，研修を実施しようとするときは，あらかじめ研修計画を策定し，保護管理者の了承を得なければならない。
3 端末操作管理者は，新任職員に対し，遅滞なく研修を実施しなければならない。
(その他)
第14条 この規則に定めるもののほか，この規則の施行に関し必要な事項は，別に定める。
付則
この規則は，戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2第1項の規定に基づく法務大臣の指定を受けた日より施行する。
付則(平成17年規則第19号)
この規則は，平成17年3月28日から施行する。
付則(平成18年規則第22号)
この規則は，平成18年4月1日から施行する。
付則(平成20年規則第17号)
この規則は，平成20年4月1日から施行する。
付則(令和5年規則第11号)
この規則は，令和5年4月1日から施行する。