取手市住民基本台帳の閲覧に関する規則

○取手市住民基本台帳の閲覧に関する規則

平成18年10月31日

規則第69号

取手市住民基本台帳の閲覧に関する規則(平成16年規則第1号)の全部を改正する。

(趣旨)

第1条　この規則は，個人情報を保護するとともに，適正かつ円滑な事務処理を図るため，住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に定めるもののほか，住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。

(閲覧用リスト)

第2条　閲覧に供する書類は，法第11条第1項に掲げる事項を記載した住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧用リスト」という。)とする。

2　閲覧用リストは，毎年1月1日，5月1日及び9月1日現在の住民基本台帳に基づき，それぞれ1月，5月及び9月に作成するものとする。

(閲覧場所等)

第3条　閲覧用リストの閲覧場所は，総務部市民課とする。

2　閲覧日は，取手市の休日を定める条例(平成元年条例第29号)第1条第1項各号に規定する休日以外の日とする。

3　閲覧時間は，午前9時から午前12時まで及び午後1時から午後4時までとする。

4　閲覧をすることができる人数は，4人を限度とし，かつ，1団体とする。

(閲覧の予約)

第4条　国又は地方公共団体の請求により閲覧リストの閲覧を行おうとする者(以下「閲覧請求者」という。)及び個人又は法人の申出により閲覧リストの閲覧を行おうとする者(以下「閲覧申出者」という。)は，あらかじめ電話又は来庁により申し込み，予約をしなければならない。

2　前項の規定による予約は，閲覧を予定する日(以下「閲覧予定日」という。)の前月の1日から閲覧予定日の14日前までの間に行うものとする。

3　閲覧の予約日数は，閲覧請求者又は閲覧申出者の要望する日数のうち相当と認める期間とする。

(閲覧予約の取消)

第5条　市長は，閲覧に従事する者が，閲覧予定時間までに連絡なく来庁しなかった場合は，当該予約の一部又は全部を取り消すものとする。

(営利目的以外の居住関係の確認)

第6条　閲覧申出者による閲覧の請求に係る法第11条の2第1項第3号の市長が定める居住関係の確認は，次のとおりとする。

(1)　マンションの管理組合が当該マンションの管理業務を行うために居住者を確認する場合(居住者を確認する方法が他にない場合に限る。)

(2)　自らの住所に無断で住所を定めた者がいないかどうかを確認する場合

(3)　前2号に定めるもののほか，閲覧リストを閲覧する以外に居住関係の確認ができないと市長が認める場合

(閲覧請求書等の提出)

第7条　閲覧請求者は，次に掲げる取手市住民基本台帳閲覧請求書(以下「請求書」という。)を市長に提出しなければならない。

(1)　法第11条第1項の規定に基づく請求書(様式第1号)

(2)　前号に規定する請求書のうち，犯罪捜査に関するものその他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難なものの請求書(様式第2号)

2　閲覧申出者は，取手市住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号。以下「申出書」という。)を市長に提出しなければならない。

3　前2項に規定する請求書及び申出書は，1回ごとに提出しなければならない。

4　第4条の規定により閲覧の予約を行った閲覧請求者及び閲覧申出者は，第1項に規定する請求書及び第2項に規定する申出書を，予約を行った日から7日以内に提出しなければならない。

(所定事項の明示)

第8条　閲覧請求者は，法第11条第1項に規定する閲覧の請求の際，次に掲げる事項を明らかにしなければならない。

(1)　国又は地方公共団体の機関の名称

(2)　閲覧用リストを閲覧する者の職名及び氏名

(3)　事務の責任者の職名及び氏名

(4)　請求事由(当該請求が犯罪捜査に関するもの，その他特別の事情により請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるものについては，法令で定める事務の遂行のために必要である旨及びその根拠となる法令の名称)

(5)　請求に係わる住民の範囲

(6)　国又は地方公共団体の職員たる身分証明書

2　閲覧申出者は，法第11条の2第1号に規定する閲覧の請求の際，次に掲げる事項を明らかにしなければならない。

(1)　閲覧申出者及び閲覧申出者が指定する者の氏名及び住所(閲覧申出者が法人の場合は，その名称，代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)

(2)　閲覧により知り得た事項の利用の目的

(3)　閲覧に係わる住民の範囲

(4)　閲覧する者の氏名及び住所

(5)　閲覧申出者が法人の場合にあっては，当該法人の役職員又は構成員のうち閲覧事項を取り扱う者の範囲(調査研究に従事する者の所属する部署，人数等)

(6)　閲覧事項の管理の方法(保管の方法，廃棄の方法，時期等の明示)

(7)　法第11条の2第1項第1号に掲げる活動に係る閲覧請求の場合にあっては，調査研究の成果の取扱い

(8)　調査研究の実施体制

(9)　閲覧申出者の委託を受けて閲覧用リストの閲覧を行う場合にあっては，委託者の氏名及び住所(委託者が法人の場合にあっては，法人登記及び事業所概要等)

(10)　大学の委員会又は学部長による証明書

(11)　プライバシーマークが付与されていることを示す書類

(12)　閲覧事項を，申出の際に明らかにした利用の目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書

3　閲覧者は，前項の規定により閲覧リストを閲覧する際，次の各号のいずれかの書類を提示しなければならない。

(1)　住民基本台帳カード若しくは個人番号カード又は旅券，運転免許証その他官公署(独立行政法人及び特殊法人を含む。)が発行した本人の写真が貼付されている職員証，免許証，許可書若しくは資格証明書等であって閲覧者が本人であることを確認するため市長が適当と認める書類

(2)　閲覧者が本人であることを確認するため，郵便その他市長が適当と認める方法により当該閲覧者に対して文書で照会した取手市住民基本台帳閲覧申出に係る閲覧者に関する照会書(様式第4号)及び市長が適当と認める書類(市長が適当と認める書類とは，前号に規定する書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類，地方公共団体が交付する療育手帳，敬老手帳，生活保護受給者証，健康保険証で現に有効なもので原本をいう。)

(3)　市長は，前2項の規定による本人確認が困難なときは，職員に住所，氏名，生年月日その他本人のみが知覚していると考えられる事項に関し聞き取りを行わせることにより，本人確認を行うものとする。この場合において，聞き取りを行う職員は，本人のプライバシーその他個人の人権に十分配慮するものとする。

(閲覧の方法)

第9条　閲覧は，黙読又は鉛筆を用いた筆記による転記に限る。

2　閲覧に従事する者は，前項の規定により転記を行う場合にあっては，取手市住民基本台帳一覧表転記用紙(様式第5号。以下「転記用紙」という。)に転記しなければならない。

3　閲覧に従事する者は，第1項の規定により転記を行った場合にあっては，転記を終えた後に，転記用紙に記載した内容の確認を受けなければならない。

4　機器による撮影又は複写は，行ってはならない。

(閲覧者の遵守事項)

第10条　閲覧に従事する者は，閲覧の際，次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1)　閲覧に従事する者以外の者を同伴して入室しないこと。

(2)　閲覧用リストを丁寧に取り扱い，とじ具から外さないこと。

(3)　閲覧用リストを加筆し，又は修正しないこと。

(4)　閲覧用リストを汚損し，又は閲覧用リストの上で筆記を行わないこと。