○取手市旅券事務処理要領
平成21年4月30日
告示第118号
(趣旨)
第1条 この要領は，旅券事務の適正かつ円滑な運営を図るため，一般旅券の発給申請等に係る事務処理の方法に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 旅券の申請及び届出 法第3条第1項及び第6項，第10条第1項，第11条(公用旅券を除く。)並びに第17条第1項及び第2項の規定に基づく届出をいう。
(2) 旅券の交付 法第8条第1項及び第3項並びに第10条第4項の規定に基づく一般旅券の交付をいう。
(3) 申請書 旅券法施行規則(令和4年外務省令第10号)第3条第1項に定める別記様式をいう。
(4) 審査 旅券の適正な作成及び交付を行うための関係書類の確認行為をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 取手市(以下「市」という。)が処理する旅券事務は，次のとおりとする。
(1) 茨城県旅券室(以下「県」という。)からの照会，回答及び通達文書等の処理に関すること。
(2) 県との連絡調整及び会議等の参加に関すること。
(3) 予算，統計等に関すること。
(4) 職員の研修に関すること。
(5) 法第3条第1項から第6項まで(第4項を除く。)の規定による一般旅券発給申請の受理に関すること。
(6) 旅券の交付に関すること。
(7) 法第10条第1項の規定による一般旅券の記載事項の変更の申請の受理に関すること。
(8) 法第17条第1項から第3項までの規定による一般旅券の紛失又は焼失の届出の受理に関すること。
(9) 法第19条第5項の規定による一般旅券の返納の受理に関すること。
(10) 法第19条第6項の規定による返納を受けた一般旅券の消印及び還付に関すること。
(申請書等の受理)
第4条 旅券の申請及び届出の受理に係る事務については，次により処理するものとする。
(1) 申請書等の審査
ア 1次審査
(ア) 提出された申請書等の記載事項及び添付書類に不備がないことを確認し，申請が法第3条第5項の規定に該当するときは，現有旅券を確認すること。
(イ) 提出書類により申請者の身元確認を行い，適正と認める場合は申請を受理すること。
(ウ) 旅券の交付予定日及び交付場所を申請者に告知して，旅券引換書(受理票)(以下「引換書」という。)を交付すること。
イ 2次審査及び3次審査
受理をした申請書等は，2回目及び3回目の審査をすること。
ウ 担当者名の記入
1次，2次及び3次審査をした者は，必ず所定の欄に別に定める担当者名を記入すること。
(2) 申請書等の送付
3次審査を行った後，申請書に送付書を添えて，申請書受理日の翌日(受理日が取手市の休日を定める条例(平成元年条例第29号)第1条に規定する休日(以下「閉庁日」という。)の前日の場合は，閉庁日の翌日)に，申請種別ごとに，受理番号順に取りまとめ県へ送付すること。切替申請の場合にあっては，申請書に有効旅券をクリップで留めるものとし，次に掲げる書類については，それぞれクリアファイルに入れること。
ア 紛失届と同時に受理した新規申請書
イ 非ヘボン式ローマ字氏名表記等申出書と同時に受付した新規申請書
ウ 一般旅券発給申請書(残存有効期間同一)
エ その他特殊な事例により作成した書類
(旅券の交付等)
第5条 旅券の交付等については，次により処理するものとする。
(1) 交付前に旅券の最終審査をすること。
(2) 旅券の交付は，次の事項を確認の上，交付予定日以後に申請者本人に交付すること。
ア 出頭した受領者が，旅券に転写されている写真と同一人であること。
イ 所持人自署が本人のものであること。
ウ 引換書の受領書欄に受領日が記入してあること。
エ 法第20条に定める手数料の額に相当する収入印紙及び茨城県収入証紙が貼付されていること。
(3) 手数料の徴収に当たっては，必ず申請者又は代理者の面前で収入印紙のみ消印すること。
(4) 交付した旅券に係る引換書は，交付報告書を添えて，旅券交付日の翌日(交付日が閉庁日の前日の場合は，閉庁日の翌日)に，種別ごとに分類し県へ送付すること。なお，再発行分の引換書には，申請書のコピーを添付すること。
(5) 旅券は，申請者に交付するまでは，耐火金庫等で厳重に保管すること。
(旅券の未交付失効の処理)
第6条 旅券の未交付失効の処理については，次のとおりとする。
(1) 県から旅券を受領し，4か月を経過しても未交付の場合は，県から送付される未交付データリストにより，旅券が未交付であることを確認すること。
(2) 未交付データリスト及び申請書を確認し，督促等の経過を記載するため未交付失効防止対策督促者調及び未交付失効督促処理表を作成すること。
(3) 電話での旅券受領の督促を定期的に行うこと。
(4) 6か月を経過しても受領されず失効した旅券は，送付書の連絡事項欄に未交付失効旅券と記入の上，次の事項を記載し，搬送ケースに入れ，県に送付すること。
ア 10年・5年の別
イ 受理番号
ウ 氏名
(5) 県に返送した旅券に係る申請書の写しは，その余白(官公庁記載欄等)に県に返送した旨を記載し，未交付失効旅券申請書として保管すること。
(旅券の返納)
第7条 市は，名義人の死亡等による旅券の返納があったときは，当該旅券及び旅券失効依頼書等を県へ送付するものとする。
(集計及び報告)
第8条 市は，毎月の申請受理件数及び交付件数を集計し，県へ報告するものとする。
(申請書等の保管)
第9条 市は，市の控えとして，申請書等の写しを作成し，種別ごとに，受理番号順に申請書・届出書(写)ファイルに保管するものとする。
2 市は，県に送付した様式の写しをそれぞれ1部ずつ作成して市の控えとし，受理日の日付順に当該ファイルに保管するものとする。
(書類等の保存期間)
第10条 書類等の保存期間は，次の表のとおりとする。
書類等の名称 | 保存期間 |
申請書の写し | 6月 |
未交付失効旅券申請書 | 1年 |
上記以外の書類 | 6月 |
付則
この要領は，平成21年6月1日から施行する。
付則(平成27年告示第152号)
この要領は，平成27年9月1日から施行する。
付則(令和4年告示第75号)
この要領は，令和4年4月1日から施行する。
付則(令和5年告示第87号)
この要領は，令和5年3月27日から施行する。