○取手市メールマガジン運用管理規程
平成22年6月17日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は，電子メールを活用して市の情報を効果的に発信していくため，市民等に向けて取手市メールマガジン(以下「メールマガジン」という。)を配信することに関し，必要な事項を定めるものとする。
(1) メールマガジン インターネットを活用して，電子メールにより特定の市民等に向けて随時に又は定期的に情報を配信する市の情報サービスをいう。
(2) メール配信システム メールマガジンを配信するためのインターネット上のシステムをいう。
(3) 配信メール メール配信システムによりメールマガジンとして配信する電子メールをいう。
(総括責任者)
第3条 メールマガジンの配信に関し，総括的な管理を行うため，メールマガジン総括責任者(以下「総括責任者」という。)を置く。
2 総括責任者は，政策推進部長をもって充てる。
3 総括責任者は，メールマガジン運用管理者がメールマガジンの適正かつ円滑な運用を確保できるように，指導，助言その他の必要な措置を講ずるものとする。
(運用管理者)
第4条 メールマガジンの適正かつ円滑な運用を確保するため，メールマガジン運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置く。
2 運用管理者は，情報発信主管課長をもって充てる。
3 運用管理者の所掌事項は，次に定めるものとする。
(1) メールマガジンの全体的な運用及び管理に関すること。
(2) メールマガジンの長期的な活用計画に関すること。
(3) メール配信システムの運用及び管理に関すること。
(4) メールマガジンの配信メニューの設定に関すること。
(5) 配信メールの作成に関する指導，助言及び研修に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか，メールマガジンの適正かつ円滑な運用のために必要な事項
(配信責任者)
第5条 メールマガジンの配信内容の充実を図るとともに，配信メールの内容を適正なものとするため，メール配信責任者(以下「配信責任者」という。)を置く。
2 配信責任者は，配信メールの内容に関する事務事業を所管する課等の長とする。
3 配信責任者は，次に掲げる事項を所掌し，当該課等が発信する配信メールに関し一切の責任を負うものとする。
(1) 所管する事務事業に関する配信メールの発信に対する承認
(2) 配信メールの作成に関する当該課等に属する職員への指導及び助言
(3) 配信したメールに関する市民等からの質問，要望等への回答
(配信メールの作成者)
第6条 配信メールの作成は，原則として当該事務事業を担当する職員が行うものとする。
(メール作成における留意事項)
第7条 配信メールの作成における留意事項は，次のとおりとする。
(1) 掲載内容は，最新かつ正確な情報について，分かりやすい表現を用いた内容とすること。
(2) 著作物等は，その著作権者等の承諾なく取り扱わないこと。
(3) 個人情報(個人を識別できる写真を含む。)を掲載するときは，その旨及びその掲載内容について本人の了承を得ること(個人の生命，身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められる場合を除く。)。
(4) 前2号に掲げるもののほか，著作権及び個人情報に関する事項の取扱いに当たり，関係法令を遵守すること。
(配信メールの発信)
第8条 配信メールの作成者は，配信メールを発信しようとするときは，その内容について配信責任者の承認を経なければならない。ただし，災害情報その他の緊急を要する情報を発信するときは，この限りでない。
2 配信メールの発信は，情報管理主管課が配備した機器を使用して行わなければならない。ただし，運用管理者が適当と認めるときは，この限りでない。
(配信メールの訂正)
第9条 配信責任者は，配信後において配信メールの内容に不適当な情報が含まれていることが明らかになったときは，速やかに訂正メールの配信，配信履歴データの修正その他の必要な措置を講ずるものとする。
(配信メニューの設定)
第10条 運用管理者は，メールマガジンの配信メニュー(以下「配信メニュー」という。)を設定するときは，配信メール受信者の利便性を考慮し，各課等を横断的に取りまとめた内容とするものとする。
2 各課等の長は，配信メニューの新規追加，修正又は削除を希望するときは，あらかじめ運用管理者と協議及び調整を行った上で，取手市メールマガジン配信メニュー新規追加・変更・削除依頼書(別記様式)により運用管理者に依頼するものとする。
(メールマガジンの積極的な活用)
第11条 各課等の長及びすべての職員は，所管する事務事業に関する情報のうち，次に掲げる情報について，市民サービスの向上のため，メールマガジンにより積極的に配信するよう努めなければならない。
(1) 配信メニューの内容に該当する情報
(2) 前号に掲げるもののほか，公益上必要であると認められる情報
(その他)
第12条 この訓令に定めるもののほか，必要な事項は，別に定める。
付則
この訓令は，平成22年6月25日から施行する。
付則(平成28年訓令第4号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
