2　文書は，事務が能率的に処理されるよう，全て正確かつ迅速に取り扱い，常に整備しておかなければならない。

3　文書は，情報の公開及び個人情報の保護の観点から，適切な管理及び保護の措置をしておかなければならない。

2　文書取扱主任は，課等の長の指揮の下に課等における文書事務を総括し，次に掲げる事務を処理するものとする。

3　課等の室，所又は係ごとに，文書取扱員1人を置き，課等の長が指名する。

4　文書取扱員は，第2項各号に掲げる文書事務を円滑に運営するため，文書取扱主任を補佐し，文書取扱主任の指示の下に文書の収受，発送その他の事務を処理するものとする。

2　前項の規定により受領した文書に，市で受領すべきでないものがあるときは，直ちに返却，転送その他必要な措置を講じなければならない。

3　第1項の規定により受領した文書に，送料の未納又は不足のものがあるときは，公務に関するものと認められるものに限り，その未納又は不足の料金を負担して受領することができる。

4　勤務時間外に到達した文書は，日直職員又は取手市役所庁舎夜間警備業務受託者が受領し，文書主管課長に引き継がなければならない。

2　文書主管課で受領した文書は，次に掲げるものを除き，原則として開封せず文書主管課に備付けの文書配布箱により配布するものとする。ただし，配布先が確認できないものについては，これを開封した後配布するものとする。

3　2以上の部課に関係のある文書は，最も関係が深いと認められる部課に配布するものとする。

4　文書取扱主任及び文書取扱員(以下「文書取扱主任等」という。)は，1日1回以上，文書主管課から文書の配布を受けるものとする。

2　文書取扱主任等は，文書主管課から配布された文書及び所管課が直接受領した文書のうち，当該課の所管に属さないものがあるときは，次に掲げるところにより処理しなければならない。

3　文書取扱主任等は，所管課が直接受領した文書のうち，前条第2項各号に規定する文書がある場合には，直ちに文書主管課に送付し，文書主管課において収受の手続をするものとする。

4　文書取扱主任等は，文書主管課から配布された文書及び所管課が直接受領した文書のうち，他課に関係するものがある場合には，直ちに当該課に連絡し，又はその写しを送付するものとする。

2　前項に定めるもののほか，電子文書の処理については，前条第2項から第4項までの規定を準用する。この場合において，同条第2項及び第4項中「文書主管課から配布された文書及び所管課が直接受領した文書」とあるのは，「所管課が直接受領した文書」と読み替えるものとする。

2　部課長は，第11条第1項第2号又は前条第1項第2号の規定に基づき文書の提出を受けたときは，これを査閲し，文書収受(整理)票に必要に応じて処理指示を付し，所属職員に交付するものとする。

2　合議を受けた部長，次長又は課長は，直ちに起案文書の検討を行い，同意又は不同意を決定しなければならない。この場合において，当該決定に日時を要するときは，当該理由を所管課長に報告しなければならない。

3　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合には，主管部長と協議して調整するものとし，調整が整わないときは，意見を付さなければならない。

4　課長は，合議を経た文書についてその内容を変更し，又は廃案になったときは，その旨を合議先に報告しなければならない。

5　次に掲げる起案文書は，法務主管課長の合議を受けなければならない。

2　決裁権者は，回議書の回付を受けたときは，速やかに査閲し，その可否を決定しなければならない。

2　浄書した文書は，決裁文書と照合しなければならない。

2　文書に用いる用紙の規格は，日本産業規格A列4番(以下「A4判」という。)とする。ただし，別に定めのある場合その他A4判とすることが適当でないときは，この限りでない。

2　文書の日付は，特に指定があるものを除き，発送する年月日とする。

2　庁内文書にあっては，特に定めのあるものを除き，職名を用いるものとする。

2　対外文書の場合であって，個人を名宛て人とするときに用いる敬称は，原則として「様」とする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は，原則として発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし，文書の内容及び性質上表示することが適当でない場合又は表示することを要しないと認められる場合にあっては，この限りでない。

3　重要な文書又は権利の得喪にかかわる文書は，決裁文書と契印しなければならない。

4　契約文書その他重要な施行文書は，文書の継ぎ目又はとじ目に公印の割り印を押印しなければならない。

2　法務主管課長は，前項の規定に基づき議案の提出を受けたときは，暦年により議案番号を付した上で，市議会に送付の手続を行うものとする。

3　法務主管課長は，地方自治法(昭和22年法律第67号)第16条第2項の規定に基づき，市議会から送付を受けた議決された条例の公布の手続を行うものとする。

4　法務主管課長は，公示文書及び令達文書について，取手市公告式条例(昭和30年条例第6号)の定めるところにより市の所定の掲示場に掲示するものとする。

2　発送文書については，次に掲げる事務処理を行い，文書主管課が個別に定める時刻までに文書主管課に送付するものとする。

3　所管課は，一時的に大量の文書を発送するときは，文書主管課に種別，通数及び金額を事前に連絡するものとする。

4　文書主管課は，発送文書の送付を受けたときは，第2項に規定する時刻後に送付された場合その他即日での対応が困難な場合を除き，即日発送の手続を行うものとする。

2　文書の発送は，原則として郵送又は使送の方法により行う。ただし，郵便法(昭和22年法律第165号)第4条第2項に規定する信書に該当しない文書については，この限りでない。

2　ファイリングシステムの運用は，別に定めるファイリングシステムの手引きに基づき運用するものとする。

3　文書の保管単位は，課とする。ただし，文書管理担当課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは，この限りでない。

4　電子文書は，所管課において文書管理システムにより整理し，及び保管するものとする。

5　前項の規定にかかわらず，保存期間の区分が永年である電子文書にあっては，併せて書面により保存しなければならない。この場合における当該文書の取扱いについては，第32条及び第37条から第39条までの規定を準用する。

2　ファイル責任者は，次に掲げる事務を処理するものとする。

3　ファイル責任者を補佐し，前項各号に掲げる事務が円滑に運営できるよう，課等の室，所又は係ごとにファイル担当者1人を置く。

4　所管課長は，ファイル責任者及びファイル担当者(以下「ファイル責任者等」という。)を指定し，毎年4月10日までに文書管理担当課長に報告するものとする。変更する場合も，同様とする。

2　文書は，原則として個別フォルダーに収納し，キャビネットの所定の位置に整理及び保管するとともに，退庁時には，24時間勤務体制の場合を除き，キャビネットを施錠するものとする。

3　キャビネットには，原則として上段及び中段の引き出しに現年度文書(継続文書を含む。)を，下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

4　特に重要な文書で，非常時に持ち出す必要のあるものは，個別フォルダーの右上に赤色のフラッグ((非)と表示したものとする。)を貼るとともに，当該キャビネットの引き出しの表側右上に，赤色で「非常持出」の表示をするものとする。

5　第2項の規定にかかわらず，キャビネットに整理又は保管することが適当でない文書については，文書管理担当課長と協議の上，その他の保管庫，図面庫，書棚等に収納することができる。この場合にあっては，当該文書の名称，収納場所等を記載した所在カード(様式第16号)を個別フォルダーに収納し，キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

6　全庁的に共通する文書は，別に定める全庁共通文書標準ファイル基準表に従って整理し，保管するものとする。

2　ファイル基準表は，原則として翌年度末の引継ぎ時に確定させるものとする。

3　ファイル責任者等は，文書の引継ぎが終了した後，速やかにファイル基準表を確定させ，文書管理担当課長に報告するものとする。

2　文書の保存期間は，前項に規定する区分に従い，個別フォルダーを単位として所管課長が定めるものとする。ただし，第32条第6項に規定する全庁共通文書標準ファイル基準表に係る文書については，文書管理担当課長が定めるものとする。

3　ファイル責任者等は，当該年度に発生した文書を随時精査し，保存する必要がある文書と保存する必要のない文書を選別するものとする。

4　前項に規定する保存する必要のない文書とは，次に掲げるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，継続文書については，継続を解除した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　文書管理担当課長は，引継ぎを受けた文書を保存期間別に書庫用文書保存箱に収納するとともに，ファイル基準表に当該書庫用文書保存箱の引継番号を記載し，当該文書を書庫で保存するものとする。ただし，特別の事情があるときは，別に保存することができる。

2　所定の文書保存箱から保存文書を取り出すときは，当該文書が収納されている個別フォルダーを抜き取るとともに，当該収納部分に文書を取り出していることを明示する紙面を差し込み，使用後は，速やかに元の場所へ返却するものとする。

3　保存文書の抜取り，取替え，添削及び転貸等は，行ってはならない。

2　所管課長は，前項の規定に基づく協議の結果，保存期間の経過した文書で更に保存する必要があると認めるときは，保存期間を延長することができる。この場合において，所管課長は，延長する保存期間とともにその旨を文書管理担当課長に申し出るものとする。

3　文書管理担当課長は，永年保存文書であって30年を経過して保存の必要がないと認められるものは，所管課長との協議の上，これを廃棄することができる。

4　文書を廃棄するときは，他に利用されるおそれのないよう，溶解，焼却その他の適切な処理をしなければならない。

2　文書管理担当課長は，前項に規定する協議により歴史的資料として保存する必要があると認めたときは，当該文書を歴史的資料担当課長に移管するものとする。

2　書庫に入室する者は，書庫用鍵貸出簿に必要事項を記載し，文書管理担当課長の承認を得るものとする。

3　書庫内では，喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　広報は，月2回発行する。ただし，必要があるときは，臨時に号外を発行することができる。

3　広報は，全世帯，庁内各課，市立の小中学校及び公民館等に対し配布する。

この規則は，平成14年4月1日から施行する。

この規則は，平成15年7月1日から施行する。

この規則は，平成17年3月28日から施行する。

この規則は，平成18年4月1日から施行する。

この規則は，平成19年4月1日から施行する。

この規則は，平成20年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は，行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(経過措置)

2　行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの規則の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの規則の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては，なお従前の例による。

この規則は，平成28年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，平成30年11月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は，令和4年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は，令和5年10月30日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日前に収受し，起案し，又は施行した文書の取扱いは，なお従前の例による。