(目的)

第1条　この訓令は，取手市文書管理規則(平成14年規則第7号)に定めるもののほか，ファイリングシステムの適正な維持管理を推進するために必要な事項を定めることにより，効率的な文書事務の執行及び情報の共有化による市の最適な意思決定に資することを目的とする。

(維持管理の基本方針等)

第2条　ファイリングシステムの維持管理については，次の各号に掲げる基本方針をもって適正に進めるものとする。

(維持管理のための措置)

第3条　取手市文書管理委員会規程(平成15年訓令第9号)第1条に定める取手市文書管理委員会(以下「文書管理委員会」という。)は，次の各号に掲げる方法により，ファイリングシステムを適正に維持管理するため必要な措置を行うものとする。

(課内点検の実施)

第4条　課内点検を実施する日(以下「ファイリングの日」という。)は，原則として毎月第1月曜日とする。

(課内点検の項目の設定)

第5条　文書管理委員会は，基本的なファイリングシステムの維持管理に必要な事項を勘案し，おおむね次の各号に関する事項を課内点検の項目として設定するものとする。

(課内点検の結果報告)

第6条　各課長は，課内点検を実施したときは，ファイリングの日実施報告書(様式第2号)により翌月10日までに文書管理委員会に報告するものとする。

(実地指導の実施等)

第7条　文書管理委員会は，全ての課において2年に1回程度実地指導を行うものとする。この場合において，第10条第1項の規定による実地指導の評価結果が不良な課については，再度実地指導を行うものとする。

(維持管理チェックシート)

第8条　各課長は，実地指導を受けるときは，あらかじめ別に定めるファイリングシステム維持管理チェックシートに基づき自己の課の点検を行い，当該実地指導の前日までに文書管理委員会に提出するものとする。

(改善及び結果の報告)

第9条　各課長は，実地指導の指摘事項を記録し，実地指導後速やかにその改善に努めなければならない。

(評価及び結果の報告)

第10条　文書管理委員会は，実地指導を行ったときは，別に定める実地指導評価表に基づき各課の評価を行い，その結果を市長に報告するものとする。

(改善の実施)

第11条　各課長は，実地指導評価の結果を受け，必要な改善を実施し，ファイリングシステムの維持管理の向上に努めなければならない。

(その他)

第12条　この訓令に定めるもののほか，ファイリングシステムの維持管理に関し必要な事項は，別に定める。