○取手市保有個人情報取扱規程
令和6年3月29日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条～第7条)
第3章 教育及び研修(第8条)
第4章 職員の責務(第9条)
第5章 保有個人情報の取扱い(第10条～第17条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第18条～第32条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第33条・第34条)
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等(第35条・第36条)
第9章 サイバーセキュリティの確保(第37条)
第10章 安全管理上の問題への対応(第38条～第40条)
第11章 監査及び点検の実施(第41条～第43条)
付則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)，取手市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年条例第1号。以下「施行条例」という。)及び取手市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年規則第6号。以下「施行細則」という。)に定めるもののほか，市の保有する個人情報の適正な管理のための措置に関し，必要な事項を定めるものとする。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 施行細則別表第2に掲げる総括保護管理者は，市長を補佐し，市における保有個人情報の管理に関する事務を総括する任に当たる。
2 総括保護管理者に事故あるとき，又は総括保護管理者が欠けたときは，総務部の次長の職にある者(総務部に次長が置かれていないときは，個人情報保護制度主管課長の職にある者)が総括保護管理者の職務を代理する。
(保護管理者)
第4条 施行細則別表第2に掲げる保護管理者は，各課等における保有個人情報の適切な管理を確保する任に当たる。
2 保護管理者は，保有個人情報を情報システムで取り扱う場合は，当該情報システムの管理者と連携して，その任に当たる。
(保護担当者)
第5条 施行細則別表第2に掲げる保護担当者は，保護管理者を補佐し，課等における保有個人情報の管理に関する事務を行う。
2 保護担当者は，保護管理者が指名する。
(監査責任者)
第6条 施行細則別表第2に掲げる監査責任者は，保有個人情報の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第7条 総括保護管理者は，保有個人情報の管理に係る重要事項の決定，連絡，調整等を行うため必要があると認めるときは，関係職員を構成員とする委員会を設け，随時に開催する。
第3章 教育及び研修
第8条 総括保護管理者は，保有個人情報の取扱いに従事する職員に対し，保有個人情報の取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育及び研修を実施するものとする。
2 総括保護管理者は，保有個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報の適切な管理のために，情報システムの管理及び運用並びにセキュリティ対策に関して必要な教育及び研修を実施するものとする。
3 総括保護管理者は，保護管理者及び保護担当者に対し，各課等における保有個人情報の適切な管理に関して必要な教育及び研修を実施するものとする。
4 保護管理者は，当該各課等の職員に対し，保有個人情報の適切な管理のために，総括保護管理者の実施する教育及び研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 職員の責務
第9条 職員は，法の趣旨にのっとり，関連する法令，規程等の定め並びに総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，保有個人情報を取り扱わなければならない。
第5章 保有個人情報の取扱い
(アクセスの制限)
第10条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲及び権限の内容について，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る等の必要な措置を講ずるものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は，保有個人情報にアクセスしてはならない。
3 職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 保護管理者は，職員が行う次に掲げる行為について，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定するものとする。
(1) 保有個人情報の複製
(2) 保有個人情報の送信
(3) 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
2 職員は，前項各号に掲げる行為を行うときは，保護管理者の指示に従い，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，必要最小限の範囲でこれを行わなければならない。
(誤りの訂正等)
第12条 職員は，保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には，保護管理者の指示に従い，訂正等を行うものとする。
(媒体の管理)
第13条 職員は，保護管理者の指示に従い，保有個人情報が記録されている媒体をあらかじめ定められた施錠することができる場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管を行うものとする。
2 保有個人情報が記録されている媒体を外部へ送付し，又は持ち出す場合は，パスワード等(パスワード，ICカード，生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第14条 職員は，保有個人情報を含む電磁的記録若しくは媒体の誤送信，誤送付，誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため，個別の事務事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ，複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第15条 職員は，保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合は，保護管理者の指示に従い，当該保有個人情報の復元又は判読ができない方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 保有個人情報の消去又は保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合は，必要に応じて職員が消去若しくは廃棄に立ち会い，又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取る等の措置を講じ，委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報の取扱状況の記録)
第16条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該保有個人情報の利用，保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第17条 保護管理者は，保有個人情報が国外において取り扱われる場合には，当該保有個人情報が取り扱われる国に適用される個人情報の保護に関する制度等を把握した上で，保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 保護管理者は，保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第30条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて，パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は，前項に規定するアクセス制御の措置を講ずる場合は，パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)を行うとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第19条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し，その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第20条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のため，必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第21条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 保護管理者は，保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 保護管理者は，不正プログラムによる保有個人情報の漏えい，滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報の処理)
第24条 職員は，保有個人情報について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 保護管理者は，前項の保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，随時，消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第25条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は，その処理する保有個人情報について，当該保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第26条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報の漏えい等の防止のため，スマートフォン，USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第27条 保護管理者は，保有個人情報の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第28条 保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は，保護管理者が必要と認める場合を除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 職員は，端末の使用に当たっては，保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 職員は，情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合，処理前後の当該保有個人情報の内容の確認，既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第31条 保護管理者は，保有個人情報の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護管理者は，保有個人情報に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製，廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第33条 保護管理者は，保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別，部外者が立ち入る場合の職員の立会い，監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても，必要があると認めるときは，同様の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第34条 保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置及び監視設備を設置する等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第8章 保有個人情報の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第35条 保護管理者は，法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には，法第70条の規定に基づき，原則として，提供先における利用目的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は，法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には，法第70条の規定に基づき，安全確保措置を要求するとともに，必要があると認めるときは，提供前又は随時に実地の調査を行い，措置状況を確認してその結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は，法第69条第2項第3号の規定に基づき他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，法第70条の規定に基づき，前2項に規定する措置を講ずるものとする。
(業務の委託等)
第36条 保護管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は，個人情報の適切な管理を行う能力を有しないものを選定することがないよう，必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は，契約書に次に掲げる事項を明記した仕様書を添付するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持，利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。第6項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は，委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保護管理者は，保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は，委託する業務に係る保有個人情報の秘匿性等その内容，量等に応じ，作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について，年1回以上，原則として実地検査により確認するものとする。
5 前項の規定にかかわらず，保護管理者は，次に掲げる場合においては，実地検査に代えて書面の提出により，作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について確認するものとする。
(1) 委託先の作業場所が茨城県外等の遠方に所在する場合
(2) 前号に掲げる場合のほか実地検査の実施を困難とする特別の事情がある場合
7 保有個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には，労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記しなければならない。
8 保護管理者は，保有個人情報を提供し，又は業務委託する場合は，漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から，提供先の利用目的，委託する業務の内容，保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し，必要に応じ，特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し，又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第9章 サイバーセキュリティの確保
第37条 個人情報を取り扱い，又は情報システムを構築し，若しくは利用するに当たり，サイバーセキュリティの水準を確保するために講じる措置は，取手市情報セキュリティポリシーによる。
第10章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第38条 保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は，その事案等を認識した職員は，直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は，被害の拡大防止，復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。ただし，外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末等を各ネットワークから遮断するなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行い，又は職員等に行わせるものとする。
3 保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告しなければならない。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告しなければならない。
4 総括保護管理者は，前項の規定による報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を市長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第39条 保護管理者は，保有個人情報の漏えい等が生じた場合であって，法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要する場合は，前条に規定する再発防止措置の実施と並行して，速やかに所定の手続を行うとともに，個人情報保護委員会による事実の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第40条 保護管理者は，法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
第11章 監査及び点検の実施
(監査)
第41条 監査責任者は，保有個人情報の適切な管理を検証するため，市における保有個人情報の管理の状況について，定期又は随時に監査(外部監査の委託を含む。)を行い，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第42条 保護管理者は，各課等における保有個人情報の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期又は随時に点検を行い，必要があるときは，その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第43条 この訓令については，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を行うものとする。
付則
この訓令は，令和6年4月1日から施行する。